Accessibility tools

Sulje

Henkilötietosuoja

GDPR:n mukainen henkilötietojen käsittely OLVI-säätiössä

OLVI-säätiö noudattaa EU:n Tietosuoja-asetusta, Suomen henkilötietolakia, tietoyhteiskuntakaarta sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä, joka liittyy rekisteröidyn yksityisyyteen; sekä on sitoutunut käsittelemään henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

”Henkilötiedolla” tarkoitetaan tietoa, josta yksittäinen henkilö voi olla tunnistettavissa. Lisäksi säätiö käsittelee myös ei-henkilökohtaisia tietoja, joista yksittäistä henkilöä ei voi tunnistaa.

Hakemusten käsittely säätiön sähköisessä apurahajärjestelmässä muodostaa rekisterit:
1) apurahahakijarekisteri
2) apurahansaajarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Kirjautuessaan OLVI-säätiön apurahan hakijaksi, hakija suostuu samalla siihen, että hänen henkilötietojaan käsitellään selosteessa kuvatulla tavalla. Apurahan hakijan tietoja tallennetaan ja käsitellään näin ollen vain perustuen hakijan suostumukseen. Myös muiden rekisteröityjen rekisteröinti perustuu henkilöiden suostumukseen. Hakijan tulee varmistaa suosittelijalta etukäteen, voiko hänen tietonsa kirjata suosittelijana järjestelmään. Hakijan tulee olla vähintään 16 vuotta täyttänyt.

Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn ja yhteydenpitoon, sekä sähköisen palvelun toiminnan seurannan mahdollistamiseksi ja kehittämiseksi. Henkilötunnus rekisteröidään apurahan hakijan ja apurahan myöntäjän oikeusturvan varmistamiseksi. Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen ja tutkimuksen tai hankkeen edistymiseen ja loppuraporttiin liittyvät tiedot.

Järjestelmään kerätään yhteystietoja apurahan hakijasta, työryhmän jäsenistä, hakijan suosittelijoista. Nämä tiedot kerätään apurahan hakijoilta. Lisäksi kerätään apurahojen maksatus- ja maksutietoja, tieto hakijan käyttäytymisestä apurahaportaalissa ja käyttöön liittyviä teknisiä tietoja, kuten lokitietoja tapahtumista. Lisäksi kerätään rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen järjestelmän sisäinen viestintä.

Jotta hakemus hyväksytään käsiteltäväksi, edellytetään hakijalta hakemuslomakkeella ja liitteissä olevien henkilötietojen antamista. Mikäli riittäviä henkilötietoja ei anneta, hakemus voidaan jättää käsittelemättä (Art.3e).

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja käsittelevät säätiön asiamies, hakijan nimeämät suosittelijat, säätiön hallitus, apurahojen arvioijat, teknistä tukea antavat henkilöt, tilitoimiston nimetyt käyttäjät, tilintarkastajat. Tietoja näytetään vain siinä laajuudessa, kuin se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.

Tietojen luovutus
Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle. Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan lakisääteisesti verohallinnolle. Myönnettyjen apurahojen saajat ja määrät sekä mahdollisesti myös tutkimuksen/ hankeen tiivistelmät julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja vuosikertomuksessa. Säätiö voi luovuttaa tietoja toisille apurahojen / avustusten myöntäjille. Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään rahoitusta saaneen hankkeen jatkumisen ajan sekä sen jälkeen siihen asti, kunnes tiedot eivät ole enää rekisterinpitäjän toiminnan, seurannan ja/tai arvioinnin kannalta tarpeellisia (Seloste).

Rekisterin suojaus
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Järjestelmään kirjautuminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Rekisteriä ei ole paperitulosteena.

Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella hakijalla on oikeus turvautua selosteen mukaisiin oikeuksiinsa. Tarkastusoikeus voidaan evätä tietyissä henkilötietolaissa säädetyissä tilanteissa, ja tarkastusoikeutta ei ole lainkaan esimerkiksi pelkästään tieteelliseen tutkimustarkoitukseen ja tilastointitarkoituksiin kerättyihin tietoihin (Tietoja, joita ei käytetä ko. tarkoituksissa: henkilötunnus, pankkitieto tai tieto, jolla henkilö voidaan suoraan tunnistaa).

Apurahan hakija/saaja pääsee kirjautumaan järjestelmään ja näkemään kaikki antamansa rekisterissä olevat tiedot avaamalla hakulomakkeen esikatselun. Hakijalla on oikeus ja velvollisuus korjata virheelliset tiedot. Hakijalla ei ole kuitenkaan ole tarkastusoikeutta tallennettuihin hakemuksen arviointitietoihin eikä tilastotarkoituksiin kerättyihin tietoihin.

Hakijalla on oikeus peruuttaa hakemus (Art. 13 b), jolloin hakemusta ei arvioida. Mikäli hakemuksesta on jo tehty päätös, ei hakemuksen tietoja voida kokonaan poistaa järjestelmästä. Hakija voi siirtää hakemuslomakkeen järjestelmästä sähköisessä pdf-muodossa itselleen.

Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä on OLVI-säätiö. Yhteyshenkilönä toimii asiamies Mervi Toivainen.

Muut oikeudet
Kts. rekisteriseloste (13).

 Tietosuoja | Rekisteriseloste

OLVI-säätiöllä on lisäksi tietosuoja- ja rekisteriselosteet hallituksen jäsenistä ja säätiön suppeaan lähipiiriin kuuluvista henkilöistä.

Säätiö on tehnyt tietoturva- ja riskikartoituksen sekä kirjannut käsittelytoimet henkilötietokäsittelyprosesseistaan | huhtikuu 2018.

Tutustu:  Evästeiden käyttö OLVI-säätiön verkkosivuilla.